Subsec.
Dra. María Cecilia Mengoni
9 de Julio 500 - 6.º piso - Mendoza
(0261) 449-5253
Lunes a viernes de 8 a 13:30 hs
compras@ciudaddemendoza.gov.ar
Procedimiento de contrataciones con la comuna
¿Qué hacemos en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros?
Realizamos contrataciones referentes a la adquisición de bienes y/o servicios que son requeridos por las distintas áreas de la municipalidad, conforme a las disposiciones establecidas en la Ley de Administración Financiera de la Provincia de Mendoza (Ley N° 8706 y Decreto Reglamentario 1000/15).
¿Cómo realizar una contratación con la Comuna?
Según el tipo de contratación, necesidades de la municipalidad y normativa vigente, cada contratación tiene un procedimiento especial que le otorga mayor agilidad y transparencia al trámite. Es por ello, que se dividen:
- Fondo de Compras Menores sin Publicación:
Monto de la contratación: Hasta $15.000,00.
Duración aproximada del trámite: 3 días hábiles.
Procedimiento: Se recibe la nota de pedido de suministro del área solicitante, la cual estará acompañada de presupuestos referentes. Luego, se realizan las invitaciones, vía correo electrónico o telefónicamente, a los proveedores que se encuentran inscriptos en los rubros solicitados, otorgándoles un plazo de 48 horas para enviar la cotización.
Cumplido el plazo otorgado, se lleva a cabo la comparativa de los presupuestos existentes y así proceder a adjudicar y confeccionar la orden de compra al proveedor triunfante.
Notificación de la orden de compra: Se notifica al proveedor adjudicatario a su correo electrónico, quien deberá cumplir en tiempo y forma, según lo solicitado (El plazo de entrega empieza a contarse a partir de la fecha de notificación).
- Fondo de Compras Menores sin Publicación:
Monto de la contratación:De $15.000,00 a $48.000,00.
Duración del trámite: 5 días hábiles.
Procedimiento: Se recibe la nota de pedido de suministro del área solicitante, la cual estará acompañada de presupuestos referentes. Luego, se realizan las invitaciones, vía correo electrónico, a los proveedores inscriptos en los rubros solicitados, otorgándoles un plazo de 48 horas para enviar la cotización.
Cumplido, se lleva a cabo la comparativa de los presupuestos existentes, y así, procederá adjudicar y confeccionar la orden de compra respectiva, al proveedor triunfante.
Notificación de la orden de compra: Se notifica al proveedor adjudicatario a su correo electrónico, quien deberá cumplir en tiempo y forma, según lo solicitado (El plazo de entrega empieza a contarse a partir de la fecha de notificación).
- Contrataciones Directas con Publicación:
Monto de la contratación: De $ 48.000,01 a $120.000,00.
Duración aproximada del trámite: 15 días hábiles.
Procedimiento: Se recibe el pedido de suministro requerido por el área solicitante, el cual estará acompañado de presupuestos referentes y la partida presupuestaria correspondiente. Aprobado, se crea la Planilla de Cotización y Pliego de Condiciones Especiales (si hubiere), lo cual será publicado por el término de 48 horas, en las páginas web de la Ciudad de Mendoza y del Ministerio de Hacienda y Finanzas de la Provincia de Mendoza, respectivamente.
En el día y a la hora indicada en la publicación de la contratación, se procede a realizar el acto de apertura en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros, (ubicada en el 6° Piso, calle 9 de Julio 500), dejando constancia de las propuestas presentadas, con detalle de la documentación acompañada.
Luego, se llevará a cabo la verificación del cumplimiento formal de la documentación y la comparativa de las ofertas presentadas para su evaluación. A continuación, se realiza el acto de preadjudicación y el acto administrativo correspondiente (resolución) por el que resulta adjudicado con la confección de la orden de compra respectiva.
Notificación de la orden de compra: Se notifica al proveedor adjudicatario a su correo electrónico y/o domicilio Legal, la resolución por la cual, resultó adjudicatario de la contratación y se le comunica que se encuentra a su disposición, la orden de compra en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros para ser retirada. El proveedor adjudicatario deberá cumplir en tiempo y forma, según lo solicitado. (El plazo de entrega empieza a contarse a partir de la fecha de notificación de la Resolución de referencia).
- Licitaciones Públicas (siempre tienen Publicación):
Monto de la contratación: $120.000,01 en adelante.
Duración aproximada del trámite: 45 días hábiles.
Procedimiento: Se recibe el pedido de suministro requerido por el área solicitante, el cual estará acompañado de presupuestos referentes y la partida presupuestaria correspondiente.
Luego, se crea la Planilla de Cotización, Pliego de Bases y Condiciones Generales y Pliego de Condiciones Especiales (si hubiere), lo cuales serán publicados, por el término de 8 días corridos o 6 hábiles como mínimo, en las páginas web de la Ciudad de Mendoza y del Ministerio de Hacienda y Finanzas de la Provincia de Mendoza, respectivamente.
En el día y a la hora indicada en la publicación de la contratación, se procede a realizar el acto de apertura en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros, (ubicada en el 6° Piso, calle 9 de Julio 500), dejando constancia de las propuestas presentadas, con detalle de la documentación acompañada.
A continuación, se llevará a cabo la verificación del cumplimiento formal de la documentación y la comparativa de las ofertas presentadas para su evaluación. A continuación, se realiza el acto de preadjudicación y el acto administrativo correspondiente (decreto) con la orden de compra respectiva.
Notificación de la orden de compra: Se notifica al proveedor adjudicatario en su correo electrónico y/o domicilio legal, la resolución (decreto) por el cual, resultó adjudicatario de la contratación y se le comunica que se encuentra a su disposición, la orden de compra respectiva en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros para ser retirada. El proveedor adjudicatario deberá cumplir en tiempo y forma, según lo solicitado. (El plazo de entrega empieza a contarse a partir de la fecha de notificación del decreto de referencia
¿A dónde queda la Subsecretaría de Contrataciones y Registros?
En el 6° piso, Municipalidad de la Ciudad de Mendoza (calle 9 de Julio N°500).
¿Para participar como proveedor en una contratación con el Municipio, debo estar inscripto en el Registro de Proveedores de la Municipalidad de la Ciudad de Mendoza?
No se sugiere que los proveedores realicen dicha inscripción, al efecto de darse a conocer como proveedor, indicando los rubros en los cuales podría participar, por ser nuestro Registro de Proveedores, el único listado de referencia para realizar las invitaciones pertinentes en las contrataciones de la municipalidad.
Sólo se exigirá dicha inscripción, al proveedor que resulta adjudicatario en una contratación determinada, a los efectos de presentar la documentación necesaria para proceder a realizar el pago correspondiente.
¿Qué es una Mejora de Ofertas?
Se podrán solicitar mejoras de ofertas, a todos los proveedores que se presenten con presupuestos en una contratación determinada, según lo indicado en el proceso de evaluación y la normativa vigente.
¿Qué es la Garantía de Mantenimiento de Oferta?
En los casos en que el presupuesto del proveedor tenga una cotización superior al monto de $48.000,00, deberá presentar una garantía de mantenimiento de oferta equivalente al 1% de total ofertado, en algunas de las siguientes modalidades: 1) Efectivo, 2) Pagaré a la Vista (sólo hasta $20.000,00), 3) Poliza de Caución y 4) Cheque certificado.
(Se aclara que deberán tenerse en cuenta los requisitos establecidos, referentes a garantías, en las publicaciones de cada contratación, en el sitio de internet de la municipalidad).
¿Alguien puede asesorarme en una contratación?
La Subsecretaría de Contrataciones y Registros cuenta con un equipo de asesoramiento legal y contable, quienes podrán ayudarlo en todas las etapas del procedimiento administrativo de la contratación e indicarle la documentación necesaria para inscribirse en el Registro de Proveedores de la Comuna, en caso de ser necesario.
Armado y presentación de propuestas del proveedor
¿Dónde consulto la documentación que rige las licitaciones o contrataciones directas?
A fin de que puedas consultar la documentación libremente, la misma será publicada en el sitio oficial de internet del municipio www.ciudaddemendoza.gov.ar. Sin perjuicio de ello, podrás tomar vista de las actuaciones en las oficinas de la Subsecretaría de Contrataciones y Registros de la Municipalidad (calle 9 de Julio 500, Piso 6, Ciudad de Mendoza).
¿De qué está compuesta la documentación? ¿Qué debo estudiar?
Dependiendo el caso, se encontrará compuesta por: Pliego de Condiciones y Bases Generales, Pliego de Condiciones Particulares, Pliego de Especificaciones Técnicas, Planilla de Cotización Oficial, Anexos, Circulares, y cualquier otra documentación que se apruebe oportunamente para el caso.
¿Cómo debo armar mi propuesta?
Podrás formular la propuesta en tu propia planilla/ formulario o en la planilla oficial de cotización, por todo o parte de lo licitado y aún por parte de un renglón, también podrás ofrecer alternativas.
ES IMPORTANTE QUE TENGAS EN CUENTA QUE: siempre deberás cotizar en la moneda que se indique, detallando los artículos licitados, la marca (cuando se solicite), con la discriminación del precio unitario y total de cada renglón y monto total de la oferta. En caso de que el precio unitario y el total difieran, se tendrá en cuenta el precio unitario.
¿Cómo redacto mi propuesta?
En idioma castellano, en tinta indeleble, mecánica y legible, tieneN que estar firmadas y aclaradas, sin enmiendas, raspaduras, entre líneas o errores que no hayan sido debidamente salvados.
¿Qué debe contener mi oferta?
En todos los casos, además de la Planilla de cotización, se tiene que acompañar:
1) Comprobante de pago del pliego.
2) Comprobante de pago de la Tasa Administrativa Municipal (TAM).
DATO ÚTIL: Para abonar los pliegos y el TAM, debe dirigirse a Departamento de Contabilidad (9 de Julio 500, Primer Piso, Ciudad de Mendoza) e informar en qué licitación desea participar. En dicha oficina, se le entrega un boleto para abonarlo en el banco o en Tesorería Municipal.
3) Constancia de constitución de garantía de mantenimiento de oferta, por un importe no menor al 1% (uno por ciento) del monto total de la misma, optando por cualquiera de las formas previstas en los pliegos.
4) Asimismo, deberás constituir domicilio legal en la Ciudad de Mendoza y denunciar una dirección de correo electrónico. IMPORTANTE: En esos domicilios (legal y electrónico) se van a considerar válidas todas las notificaciones allí diligenciadas.
5) Pliegos, circulares, aclaratorias y demás documentación, debidamente firmada. ¿De dónde los obtengo? La documentación se debe obtener del sitio oficial de internet www.ciudaddemendoza.gov.ar.
Tené en cuenta que: No será necesario adjuntar las mencionadas copias, siempre que se acompañe la declaración jurada de que conoce y ha estudiado cuidadosamente los pliegos (generales, particulares y de especificaciones técnicas, etc.), planillas oficiales de cotización, circulares y demás documentación, que los ha entendido sin dudas ni excepciones a su justo significado y el exacto alcance en todos sus términos, y que expresamente los acepta sin reservas ni condiciones, impresa y firmada.
6) Constancia de inscripción en el Registro de Proveedores Municipal.
¿Qué pasa si no estoy inscripto? En caso de no encontrarte inscripto PODRÁS PRESENTARTE IGUAL, pero deberás acompañar constancia de inscripción en los organismos fiscales de recaudación de impuestos nacionales y provinciales.
RECORDATORIO: En caso de resultar adjudicatario deberás inscribirte en el registro, podrás consultar sobre este punto en Subsecretaría de Contrataciones y Registros de la Municipalidad (calle 9 de Julio 500, Piso 6, Ciudad de Mendoza).
¡Por último! El día y hora fijados en los pliegos para la apertura de sobres de ofertas deberás presentarte con toda la documentación en sobre cerrado, en cuya parte exterior y en forma clara, aparecerá solamente la mención expresa de la licitación y sin membrete o seña que pudiera individualizar al oferente.
Procedimiento de cobro del proveedor
¿Cómo y dónde presento mi factura?
Una vez que ha cumplido con la entrega de los bienes adjudicados, podrá iniciar el trámite de pago. Para ello, deberá presentar la factura y remito original en la Subsecretaría de Contrataciones y Registros (6º piso, casa central).
¿Tengo que estar inscripto en el Registro de Proveedores de la Comuna para poder cobrar?
Para que el municipio pueda concretar el pago, deberá necesariamente estar inscripto en forma definitiva en el Registro de Proveedores de la Comuna (Art. 3 – Dto. 1613/15 – Anexo I).
¿Tengo que presentar factura electrónica?
Si Ud. es monotributistas con categoría H, o superior, o bien si es Responsable Inscripto, deberá presentar factura electrónica en cumplimiento de la reglamentación de la AFIP.
Asimismo y en caso de presentar factura electrónica, deberá acompañar la constancia de validación de CAE.
De corresponder, se efectuarán las retenciones impositivas y se entregará el respectivo certificado.
¿Por qué debo acompañar el remito original para cobrar?
La Subsecretaría de Contrataciones y Registros exige como requisito para tramitar un pago acompañar el remito original a efectos de que el Departamento de Fondo de Compras menores controle el cumplimiento de las condiciones de la adjudicación (cantidad, medida, calidad, condiciones, plazos de entrega, marcas o envases).
Si se verifica algún incumplimiento, se emplazará al adjudicatario para que ofrezca pruebas y presente descargo pudiendo quedar suspendido el trámite hasta que se resuelva el incumplimiento.
¿Si resulté adjudicatario en una contratación para participar en algún evento municipal, debo acompañar alguna documentación adicional?
Si se tratare de contrataciones destinadas a la realización o participación en un evento, deberán adjuntar fotografías que acrediten su participación, o bien una certificación del área.
¿Cómo tramito el pago de una contratación efectuada por el Fondo de Compras Menores?
Este tipo de contrataciones tiene un procedimiento de pago DISTINTO.
En este caso, se debe presentar la factura CONFORMADA por la dependencia solicitante y el remito original.
Luego, el Departamento Fondo de Compras Menores verifica que el adjudicatario se encuentre al día en sus obligaciones tributarias, como así también el cumplimiento en tiempo y forma de lo adjudicado.
Cumplidos los requisitos legales, se hará entrega del cheque, quien lo retire deberá conformar el recibo correspondiente.
El cheque será corriente, NO A LA ORDEN, y se emitirá a nombre del proveedor adjudicado.
Estos pagos tramitan los días martes y jueves de 9 a 13 hs.
¿Cómo tramito el pago de cualquier contratación que no se haya efectuado por el Fondo de Compras Menores?
En estos casos, el adjudicatario deberá completar el formulario de pago (enlace), acompañar la factura, por IDÉNTICO monto al de la orden de compra (sin necesidad de que la misma esté conformada), la orden de compra y remito originales.
En caso de pagos parciales, la orden de compra original se presentará con la primer facturación, y luego se agregarán copias.
El Departamento de Compras Menores formulará un anexo con toda la documentación, corroborará el cumplimiento en tiempo y forma de la entrega, y en caso de corresponder remitirá el expediente al área solicitante para que conforme la factura.
Cumplido, el expediente vuelve a la subsecretaría para cargar la factura en el sistema.
Se remite la pieza al Departamento Control Interno para que efectúe las retenciones, controle la situación impositiva del proveedor y emita la orden de pago.
Luego, el expediente pasa a la Tesorería para que confeccione el cheque, que luego ingresará al circuito de pago.
Por último, la Tesorería se comunicará con el adjudicatario a fin de informarle que se encuentra a disposición el cheque. El mismo podrá ser retirado únicamente por el titular del mismo o por un apoderado.
¿Cuánto tiempo puede demorarse mi pago?
Los pagos, una vez presentada la factura, y siempre que no se verifiquen incumplimientos, demorarán hasta 30 días.
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